Cadastro de Empresa
Para cadastrar uma nova empresa cliente, precisamos abrir o cadastro de EMPRESAS, conforme o caminho a seguir:
Clique em Novo e informe os dados do cliente, conforme orientações abaixo:
Código: deve ser único e tem como objetivo criar um identificador do cliente de forma a diferenciá-lo dos demais. Se não souber o que colocar aqui, apenas clique no botão ao lado que o próprio Madu fará uma sugestão de código para você.
Descrição: Insira aqui o nome da empresa, neste campo pode ser informado o nome fantasia da empresa, pois logo abaixo, será possível inserir a razão social.
Tipo de Inscrição do Empregador: Informe se a empresa possui inscrição do tipo CNPJ ou CPF. E se a empresa for CAEPF, CEI ou CNO por exemplo? Devemos lembrar que estes tipos de inscrição, são oriundos de um CPF ou CNPJ, devido a isso, tem somente esses dois campos aqui no cadastro da empresa.
Inscrição do Empregador: Informe o número do CPF ou CNPJ.
Também existe a possibilidade de informar um logo da Empresa do seu Cliente (cliente que estamos cadastrando). Nesse caso clique em Alterar e escolha a imagem desejada conforme abaixo:
Informações para o envio do eSocial
No cadastro de empresas também estão presentes as informações necessárias para o envio do eSocial como Certificado Digital, Transmissor e Data de Início no eSocial. Esses campos não tem o preenchimento obrigatório e serão úteis quando o envio de eventos for obrigatório.
Para entender sobre os cadastros referente a este campo, clique no link a seguir: Certificado Digital e Configurações eSocial.
Posição Atual
Data do histórico: Para facilitar a sua vida, o Madu guarda um registro histórico de todas as alterações da empresa e de diversos outros cadastros para você. Assim, é possível acessar informações históricas da empresa como se fosse uma fotografia da época. Portanto, o ideal neste campo seria informar a data de fundação da empresa. Caso não tenha acesso a essa data, sugiro que informe uma data simbólica (como a data de 01/01/1950 por exemplo).
Razão Social: Preencha aqui a razão social da empresa.
Natureza Jurídica: Informe a descrição da natureza jurídica da empresa. Lembrando que essa informação poderá ser retirada do cartão CNPJ da empresa.
Informações de Contato
O campo de Contato na Empresa, deve ser uma Pessoa cadastrada no Madu. Clique no botão de edição (no lápis) e informe os dados da pessoa.
Caso você tenha dúvidas de como realizar esse cadastro, abaixo tem o link de um vídeo explicativo para te auxiliar.
Obs 1: O contato informado no cadastro da Empresa é aquele que constará na página de identificação dos laudos.
Obs 2: algumas vezes a lista de funcionários de uma empresa não será cadastrada manualmente, mas importada através de uma planilha Excel. Se esse for o caso, não informe o contato da empresa nesse momento e deixe o campo em branco. Depois de importar todos os funcionários, volte ao cadastro de empresas e selecione a pessoa de contato.
Após, poderá ser inserido o telefone, celular e e-mail da empresa.
Observações: Este campo está aberto para que a Clínica descreva qualquer observação que julgar importante referente a empresa que está cadastrando.
Parâmetros para o Controle do PCMSO e LRA
Dias para antecipação de periódicos: é uma informação que tem como objetivo estabelecer com quantos dias de antecedência ao vencimento dos exames periódicos podemos iniciar o processo de agendamento e realização dos mesmos. Como o objetivo da clínica é cumprir a lei e não deixar o cliente em apuros, é dever antecipar o agendamento para que não seja comprometido o prazo de realização dos mesmos, ainda mais com o eSocial por aí.
Por padrão, o sistema sugere 60 dias, mas fique a vontade para informar o número de dias que fique mais adequado para você ou que tenha sido negociado com o seu cliente.
Periodicidade de Renovação do PCMSO e Periodicidade de Renovação do PGR: indica o período para renovar o laudo (em meses), como determinado na legislação vigente, o período é de 12 meses, então o Madu já traz como padrão isso preenchido.
Se você seguiu todas as orientações passadas, provavelmente o seu cadastro ficará similar a imagem a seguir.
Após concluído o cadastro da Empresa, podemos ir para o cadastro do Estabelecimento, conforme abaixo.
Cadastro do Estabelecimento
Para o Madu, uma empresa pode ter um ou mais estabelecimentos, uma vez que uma empresa pode possuir uma ou mais filiais. Por este motivo é necessário que façamos o cadastro dos estabelecimentos da empresa. Para dar sequência, precisamos cadastrar o Estabelecimento conforme o caminho a seguir.
Clique em Novo e informe os dados do cliente, conforme orientações abaixo:
Empresa: Esta você já cadastrou, então apenas clique na "lupa" e selecione para qual empresa deseja criar o estabelecimento.
Código: Apenas clique no botão ao lado que o próprio Madu fará uma sugestão de código para você.
Descrição: Insira aqui o nome do estabelecimento, que pode ser o mesmo nome da empresa, neste campo pode ser informado se esse estabelecimento é uma matriz ou uma filial.
Tipo de Inscrição do Empregador: Informe se o estabelecimento possui inscrição do tipo CNPJ, CEI, CPF, CAEPF e CNO.
Inscrição do Empregador: Informe o número de inscrição.
Data de Início das Informações para o PPP: Esse campo possui o preenchimento facultativo. Caso esteja em branco, o Madu levará para o PPP todos as informações digitadas no Madu (riscos, exames e etc). Caso uma data seja informada, o Madu levará para o PPP as informações posteriores a essa data. Vou dar um exemplo que facilitará o entendimento. Vamos supor que você tenha um cliente novo em sua Clínica e digite os exames antigos (realizados em outra clínica) para fins de histórico no software. Caso queira que esses exames antigos (não realizados por sua Clínica) não apareçam no PPP informe uma data nesse campo. Sugiro que insira a data em que essa empresa passou a ser cliente de sua Clínica. Caso o campo fique em branco, o Madu levará todos os exames inclusos no software.
Aviso do Estabelecimento
Exibir Alerta: O Madu vem parametrizado com a opção Não. Caso escolha a opção Sim o campo Mensagem Alerta é habilitado. Aqui você pode escrever uma mensagem que será exibida quando este estabelecimento for utilizado por qualquer usuário da sua Clínica. Pode ser usado no caso de empresa inadimplente ou no caso de alguma mensagem específica sobre o cliente.
Validades do PCMSO e do PGR
Neste campo, deverá ser informado as datas de início da vigência dos documentos. Conforme os exemplos abaixo, os laudos de PCMSO e PPRA foram elaborados no mês de março de 2019.
Última revisão do PCMSO: 01/03/2019
Última validade do PGR: 01/03/2019
Posição Atual
Data do histórico: data da fundação do estabelecimento, conforme vimos no cadastro da Empresa.
Calendário Regional: este campo é opcional, onde poderá ser criado calendário com os feriados regionais.
CNAE Principal: informe aqui a Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE) e automaticamente o Madu preencherá o Grau de Risco do Estabelecimento.
Atividades Econômicas Secundárias: informe aqui caso o estabelecimento possua mais de um CNAE.
Responsável Legal da Empresa
Representante legal da Empresa: O Representante deve ser uma Pessoa cadastrada no Madu. Clique no botão de edição (no lápis) e informe os dados da pessoa. Em seguida basta voltar na tela de estabelecimentos e preencher o nome do representante legal.
Cargo do Representante Legal da Empresa: preencher qual o cargo que esta pessoa exerce na empresa.
Endereço
Preencha os dados do endereço do estabelecimento.
Contatos
Normalmente quando a clínica atende uma empresa que possui uma Matriz e uma Filial por exemplo, a pessoa de contato da Matriz não é a mesma que a da Filial, certo? Pensando nisso, o MADU possibilita a inclusão de contatos no cadastro do Estabelecimento e, além disso, a possibilidade de inserir mais de um contato.
Clique em Novo a insira quantos contatos desejar. Lembrando que todos esses contatos precisam estar cadastrados como Pessoas.
Acredito que você deve ter uma tela como esta:
Obs.: Os contatos inseridos no Estabelecimento servirão de base para a busca de destinatário na tela padrão de envio de e-mail dos relatórios do MADU. Será necessário escolher para qual pessoa de contato deseja encaminhar o relatório via e-mail:
Em seguida, no topo da tela verá que existe uma aba chamada INFORMAÇÕES DE SST Nesta opção você poderá fazer alguns ajustes como Diagnóstico de SST e Textos Estruturados para Documentos.
Nesta tela você poderá informar dados afim de emitir o Diagnóstico de Demandas de SST do Estabelecimento. Este documento é usado para empresas que não são obrigadas à emitir PGR mas precisam do documento de diagnóstico exigido na norma. Neste caso, poderá informar dados como grau de risco, número de funcionários, empregados terceiros... Além disso poderá responder aos requisitos de conformidades legais e às perguntas pertinentes ao levantamento preliminar de perigos conforme abaixo:
Parâmetros de controle para saúde e segurança do trabalhado
Estes campos de parâmetros para a emissão de documentos da empresa dizem respeito aos textos que serão utilizados na emissão dos documentos de PCMSO, PGR, LTCAT, LIP etc.
Isso pode parecer estranho e não familiar, mas devemos lembrar que um dos propósitos do Madu é eliminar a necessidade de edição de documentos Word paralelos. Se você tem um sistema, ele deve fazer o trabalho completo e buscar eliminar trabalhos desnecessários.
Normalmente, os documentos são padronizados e uma clínica costuma reaproveitar os textos descritos nos documentos para vários clientes diferentes, conforme o seu segmento ou ramo de atividade.
Neste campo, deverá ser selecionado qual texto estruturado será utilizado para cada um dos laudos. Lembrando que estes textos precisam ser cadastrados.
Meses para a Convocação de Periódicos
No final da página haverá o campo Convocar Funcionários para Periódicos:
Escolhendo a opção Individualmente o madu fará o controle dos vencimentos de periódicos por data limite, ou seja, você poderá usar a consulta específica e informar uma data limite para saber "até aquela data quais exames de quais funcionários precisarão ser realizados (é a opção mais usada)
Além disso, há a opção Agrupados por Mês de Convocação que é usada quando os exames periódicos são convocados para a realização em meses específicos. Se a convocação for por último exame realizado, não preenchemos este campo.
Pronto, concluímos o cadastro do Estabelecimento. Mas ainda tem dados importantes nesta tela, que precisamos conhecer.
Temos a possibilidade de cadastrar as Conclusões dos Documentos. Para entender melhor como incluir estes textos, verifique artigo com denominação específica.
Agora vamos informar os responsáveis pelo PCMSO, PGR, LTCAT e PCA.
Na parte superior da tela clique em Responsáveis pelo PCMSO conforme abaixo:
Clique em Novo, busque o profissional cadastrado previamente na lupa. Em seguida preencha a Data de Início e se necessário, a Data de Término. Essa data de término pode ficar "em aberto", desta forma o Madu entenderá que este profissional ainda é o responsável pelo documento. Lembre-se de clicar em Salvar.
Importante: A data de início deve ser sempre cadastrada no primeiro dia do mês, mesmo se o laudo for feito em outra data do mês vigente. Por exemplo: se o laudo for feito dia 15/11, a data de início da responsabilidade do documento deve ser informada como 01/11, entendendo desta forma que do dia 01 à 15 havia um profissional responsável pelo mesmo.
Em seguida repita a operação para cadastrar o Responsável pelo PGR, LTCAT, LIP e PCA.
Lembrando que é possível inserir diversos profissionais responsáveis pelo documento no período de vigência do PCMSO, PGR e LTCAT. Segue um exemplo abaixo:
Essa configuração será informada no PPP, veja como ficará:
Continue visitando nossa base de conhecimentos e fique por dentro de tudo que o Madu pode fazer!
Até a próxima!!!