É fundamental que a Clínica registre os funcionários que não compareceram aos agendamentos. Esse registro permite que a empresa cliente visualize a informação no Portal do Cliente, contribui para um melhor controle da agenda pela Clínica e possibilita o envio de comunicação por e-mail à empresa com a relação dos colaboradores ausentes.
Além disso, para o correto funcionamento do sistema, é indispensável que o não comparecimento seja devidamente registrado, garantindo a atualização adequada da lista de convocação de exames periódicos e evitando inconsistências nos controles internos.
Existem duas formas de registrar o não comparecimento aos agendamentos, conforme detalhado abaixo:
Não comparecimento - Registro Manual
Selecione o funcionário que deseja registrar o não comparecimento, clicando uma vez sobre o agendamento e após clique na opção NÃO COMPARECEU:
Ao marcar o agendamento como Não Comparecido, o sistema exibirá uma mensagem em tela perguntando se a Clínica deseja enviar uma notificação à Empresa sobre o não comparecimento:
Ao selecionar a opção Sim, o sistema abrirá uma nova tela permitindo a seleção do e-mail do destinatário. O campo de e-mail será preenchido automaticamente, caso esteja cadastrado na Empresa ou no Estabelecimento.
Além disso, será possível incluir uma mensagem personalizada no corpo do e-mail antes do envio:
A mensagem poderá ser parametrizada no menu Texto Predefinido e será preenchida automaticamente com o nome do funcionário selecionado, a data e horário do agendamento.
Para enviar o e-mail com o aviso de não comparecimento, basta clicar em Enviar e acompanhar o status do envio na tela Meus Processos.
Não comparecimento - Registro Coletivo
Essa funcionalidade tem como objetivo tornar mais prático o processo de registro de não comparecimento dos funcionários nos agendamentos da Clínica.
No exemplo da imagem abaixo, três funcionários não compareceram ao agendamento. Para evitar a necessidade de marcar a opção de não comparecimento individualmente, foi criada uma função que permite realizar essa ação de forma coletiva.
Para isso, cliquei no ícone OUTRAS AÇÕES > COMPARECEU/NÃO COMPARECEU COLETIVO:
O sistema vai abrir nova uma tela, onde será possível filtrar por Empresa, Estabelecimento, Prestador e Data:
Agora será possível selecionar todos os funcionários que não compareceram ao agendamento de uma só vez ou, se preferir, escolher manualmente quais deseja registrar.
Após fazer a seleção, basta clicar em OK — e pronto! Todos os funcionários selecionados terão o registro de não comparecimento aplicado de forma coletiva.
Além do envio do e-mail informando o não comparecimento do funcionário, a Empresa cliente da Clínica também poderá visualizar essa informação no Portal do Cliente, no ícone Agendamentos:
Consulta dos não comparecidos aos agendamentos
É possível gerar uma consulta e emitir um relatório com a relação dos funcionários que não compareceram aos agendamentos. O sistema permite aplicar filtros por período, possibilitando a geração de controles internos e, se necessário, a cobrança dos valores correspondentes às empresas clientes pelos não comparecimentos.
Para isso, acesse o menu CONSULTAS:
Selecione a consulta chamada Agendamentos e após clique em Visualizar:
Selecione o período que deseja consultar e a opção de comparecimento chamada "não compareceu":
É possível gerar um relatório em Excel ou então emitir um relatório em PDF clicando na opção Visualizar Impressão.
Observação: Caso você não tenha essa consulta disponível no seu sistema, basta solicitar para a equipe de suporte que incluímos para você.
Até a próxima!